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für Ihre Buchung der NEXT BUTLER Abwicklung Digital Jetzt
Abwicklung Digital Jetzt
Nach der Antragstellung einer Förderung, ist vor dem Verwendungsnachweis.
Sie haben eine Förderzusage erhalten und möchten das Projekt jetzt komplett, zum Teil oder mit Änderungen umsetzen. Vielleicht sind Sie an einigen Stellen auch schon angefangen Themen umzusetzen.
Sie möchten nun mit dem Projekt starten und die Unterlagen einreichen, um den Zuschuss zu erhalten.
Wer nach der Förderzusage wild mit den Beauftragungen beginnt und nach mehreren Monaten dann den Verwendungsnachweis einreichen möchte, um den Zuschuss zu erhalten, erlebt aus Erfahrung eine unerwartete Überraschung.
Der nächste Schritt ist, das Förderprojekt (Einzel- und Teilprojekte) innerhalb des genehmigten Projektzeitraums, der Ziele und Regeln umzusetzen.
Gleichzeitig ist es wichtig, mit Ihren Dienstleistern und Partnern ein für Sie und Ihr Unternehmen wirksames und kalkulierbares Projekt über die nächsten Monate umzusetzen, welches sich auch ohne Zuschuss für Sie rechnet. Grundsätzlich sollte nichts umgesetzt werden, nur weil es bezuschusst wird.
Die Regeln, Rahmenbedingungen und Anforderungen des Förderprogramms an Sie und Ihre Lösungspartner helfen Ihnen dabei.
In der Praxis scheitert es an der Zeit im Tagesgeschäft für die Dokumentation, Projektleitung, Moderation und Organisation der Dienstleister, dem Fachchinesisch und den vielen blinden Flecken (Bedarf, der erst bei der Umsetzung sichtbar wird).
Das Ergebnis:
- Längere Projektlaufzeiten als geplant.
- Hoher Abstimmungsaufwand.
- Höhere Kosten als geplant.
- Die erwartete Wirkung zum erwarteten Preis tritt nicht ein.
- Die Abnahmen bzw. die Kontrolle des erwarteten Ergebnisses fällt schwer.
- Nach mehreren Monaten erhalten Sie aufwändig zu beantwortenden Rückfragen oder eine Ablehnung.
Digitalisierungsprojekte innerhalb eines Förderprogramms geben, neben dem finanziellen Zuschuss, eine Schablone an die Hand, welche zu der erwarteten Wirkung und zu den kalkulierbaren Projekten führt.
Am Ende steht die sorgfältige Erstellung des Verwendungsnachweises.
Der Verwendungsnachweis entscheidet über die Gewährung des bewilligten Zuschusses.
Die Aufträge, Rechnungen, Leistungsnachweise, Zahlungsnachweise, und Termine sind nun sogfältig zusammenzutragen und im Kontext der jeweils aktuell geltenden Förderichlinien und Ziele zu prüfen.
Gerade bei der Rechnungstellung und den Leistungsnachweisen der Lösungspartner (z.B. Systemhäuser, Software-Partner, Unternehmensberater, Agenturen) kommt es nach Einreichen zu Schwierigkeiten bzw. zu Ausschlüssen bei der Bewilligung.
Es geht darum der Förderstelle die Kosten, den Ablauf und das Ergebnis des Projektes schlüssig und verständlich mit den eindeutigen Belegen darzulegen, sodass es einfach ist, den Kontext, das Ergebnis und die förderbaren Leistungen zu prüfen.
Der Zeitaufwand für das Zusammentragen sowie Prüfen der Belege und das Abstimmen mit den Regelungen erfordert viel Zeit und Sorgfalt des Unternehmens und der Dienstleister / Lieferanten.
Zeitaufwand im Tagesgeschäft
Ihre Erwartungen:
Folgende Fragen stellen sich für Sie während der Abwicklung
- Worauf muss bei den Rechnungen geachtet werden?
- Können die Rechnungen so eingereicht werden, wie sie geschrieben wurden?
- Was kann ich mit der Förderzusage alles fördern lassen?
- Was kann / muss ich den Dienstleistern sagen, wann und wie sie die Rechnungen schreiben sollen?
- Was passiert, wenn im Antrag genehmigte Teilprojekte nicht umgesetzt werden?
- Führen Veränderungen in der Umsetzung im Bezug zum Antrag zu Ausschlüssen?
- Können auch Themen mit abgewickelt werden, welche nicht Bestandteil des Antrages waren?
- Kann im Nachgang das Angebot noch erhöht oder erweitert werden?
- Kann der Dienstleister oder die Lösung abweichen vom Antrag noch geändert werden?
- Wie stelle ich sicher, dass der Zuschuss schnell gezahlt wird?
- Welche Unterlagen werden zum Einreichen benötigt?
- Wie werden Veränderungen im Verwendungsnachweis schlüssig begründet?
- Welche Vorhaben lassen sich NICHT schlüssig begründen und sollten nicht mit eingereicht werden?
- Was ist mit monatlichen Kosten (Server im RZ oder z.B. Managed Firewall)?
- Welche Erfahrungen gibt es? Was funktioniert und was nicht?
- Welche formalen Fehler kann und sollte ich vermeiden?
- Wann kann und sollte ich Rechnungen und den Verwendungsnachweis einreichen?
- Wie lang ist die Projektlaufzeit? Kann diese Verlängert werden?
Wie wird der Aufwand geringgehalten, sodass dieser im Verhältnis zum Projekt und zum Zuschuss steht?
Die Lösung:
- NEXT BUTLER belgeitet Sie
- Nimmt Ihnen Zeit für die Dokumentation ab.
- Ist für Sie der Sparringpartner und Supervisor während der Umsetzung:
- Wo Dienstleister in die Spur zu bringen sind / Wo es in die falsche Richtung geht.
- Kontrollinstrument
- Bringt die Erfahrung aus hunderten Projekten mit
Leistungen:
Verwendungsnachweis
Beschreiben:
- Die ursprünglichen Herausforderungen werden formuliert.
- Beschreiben der umgesetzten Lösungen.
- Beschreiben der Rechnungsbelege
- Erklärung der Abweichungen während der Umsetzung (im Kontext der Förderziele).
- Beschreiben des Ergebnisses.
- Beschreiben der Wirkung.
Prüfen der Belege
- Vollständigkeit
- Zu jeder Rechnung ist der Zahlungsnachweis vorhanden
- Abgleich mit Angeboten im Antrag
- Sind die Belege der Dienstleister und Lieferanten nachvollziehbar
- Nach Förderzielen und Regeln
- Ist das Rechnungsdatum im Projektzeitraum?
- Kollidiert der Beauftragungszeitpunkt?
- Kollidieren Zahlungsweisen?
- Sind die Zahlungsnachweise formal korrekt?
- Stimmen die Rechnungsbelege und Leistungsnachweise Inhaltlich?
- Entsprechen die Belege der Dienstleister und Lieferanten?
- Halten sich das antragstellende Unternehmen und die Dienstleister an die Regeln des / der jeweiligen Förderprogramme (Nachprüfungen in der Buchhaltung des Unternehmens möglich!).
- Nach Wirkung und Kalkulierbarkeit
- Wird und wurde mit den beauftragten Leistungen das ursprüngliche Ziel erreicht?
- Bleibt das Projekt / die Teilprojekte in dem kalkulierten Rahmen?
- Zeichnen sich durch Mehraufwände, zusätzliche Bedarfe während der Umsetzung ab?
- Können und werden Projektzeiträume eingehalten?
- Können und werden Fristen eingehalten?
Zeitraum:
12 Monate Projektzeit + 4 Monate Nachbereitung bis zur Förderzusage
Leistungen:
Während der Projektlaufzeit:
- Organisation/ Vorbereitung des Vorbereitungs- Calls (Einladung Beteiligte, Projektverantwortliche, externe Dienstleiste,)
- Vorbereitungs-Call / Vorbereitung Workshop (Briefing: Ablauf, Projektinhalte, Regeln, Abrechnung)
- 1 monatlicher Jour fixe Online-Call á 1 Stunde exkl. Vorbereitung und Nachbereitung (Abstimmung, Projektstand, Briefing-Partner, Beantwortung von Fragen z.B. zur Abrechnung)
- 1 Live Online Coaching Abwicklung Förderprojekte (Q&A, Neuerungen, Tipps)
- Prüfen Belege / Rückmeldungen / Rückfragen beim Lieferanten / Dienstleister
- Erstellen / Ausfüllen KMU- und De-minimis-Erklärung
- Prüfung der Verbundstruktur und Verflechtungen (KMU-Richtline, Subventionserhebliche Tatsachen)
- Plausibilitäts- Prüfung
- Erstellung des Verwendungsnachweises (Formulierung Herausforderung, Erklärung der Angebote und der Wirkung)
- Vorbereitung der Unterlagen zur Unterschrift
- Einreichen des Verwendungsnachweises (Unterlagen zusammenstellen, Angaben im Portal ausfüllen und Verwendungsnachweis abschließen)
- Dokumentation der Vorgänge.
Nach der Projektlaufzeit:
- Prüfen und Beantwortung von Rückfragen der Förderstelle
- Bearbeitung und Beantwortung Nachforderungen der Förderstelle
- 1 Online-Call á 1 Stunde (exkl. Vorbereitung und Nachbereitung)
- Vergleichen und Prüfen der Projektunterlagen (z.B. Angebote, Finanzierungsplan, Verwendungsnachweis) mit eingereichten Unterlagen im Online-Portal
- Erstellen der Stellungnahme/n
- Einreichung der Stellungnahme bei der Förderstelle
- Prüfung Zuwendungsbescheid
- 1 Abschluss-Call á 1 Stunde
- Dokumentation der Vorgänge
Vorteile:
- Wenig Zeitaufwand
- Erfahrungen aus hunderten erfolgreichen Abwicklungen
- Einbindung der verschiedenen Lösungspartner
- Administrative Unterstützung
- Übersicht im Projektportal
- Sicherheit im Bezug auf formale und inhaltliche Richtigkeit
Nicht mit Inbegriffen
- Änderungsanträge bei Gesellschaftsänderungen
Vorteil Online-Call
Es entsteht kein E-Mail-Pingpong, d.h. weniger Zeitaufwand für Sie. Missverständnisse werden vermieden. Sie erhalten die Aufzeichnungen zum Nachhören bequem auf Video im Projektportal. Diese Erklärungen können mit anderen im Unternehmen geteilt werden.
Zusätzlich:
Interviews mit Dienstleister
Konzept für Umsetzung erstellen
Herausforderungen:
- Nach mehreren Monaten sind die Rechnungsbelege und Zahlungsbelege zu suchen und für den Verwendungsnachweis zusammenzustellen.
- Lange nach der Beantragung muss die Umsetzung mit den Veränderungen oder Abweichungen zum Antrag, mit vielen Einzelbelegen und Erklärungen der Herausforderungen, die Ergebnisse und die Wirkung passgenau zu den Förderzielen und der Verwaltungspraxis erstellt werden.
- Aus den Rechnungen und Leistungsnachweisen der Lieferanten und Dienstleister ist zu erklären was tatsächlich zu welchem Zweck und mit welcher Wirkung umgesetzt wurde (Aufgabe des antragstellenden Unternehmens, nicht des Dienstleisters, welcher die Rechnung stellt).
- In der Praxis / Umsetzungen gibt es in der Regel Veränderungen, welche praktisch für den Unternehmer und für den Dienstleister zwar plausibel sind, aber im Verwendungsnachweis im Bezug zu dem Antrag und den Förderzielen schlüssig erklärt werden müssen.
- Oft ist aus den Rechnungen Der Dienstleister nicht genau zu erkennen was mit welchem Ergebnis genau durchgeführt wurde. Genau das ist für das Unternehmen selbst oft schwierig, wenn es um Abnahmen oder Meilensteine geht. (Gefühlt oft das Fass ohne Boden.)
- Im Verwendungsnachweis, müssen genau diese Belege vom antragstellenden Unternehmen im Bezug auf die Förderziele und den Angaben im Antrag erklärt werden.
- Die Belege (Rechnungen, Leistungsnachweise, De-minimis-Erklärung, Zahlungsnachweise) sind zu prüfen / zu bewerten z.B. Auftragsdatum, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Inhaltsbeschreibung, Abweichung vom Angebot, Leistungen, die nicht im Angebot berücksichtigt waren oder nach Aufwand abgerechnet wurden.
- Die sorgfältige Dokumentation der gesamten Vorgänge innerhalb des Förderprojektes ist notwendig um Absprachen mit den Verantwortlichen und Beteiligen über einen Zeitraum von 6-18 Monaten überhaupt noch nachvollziehen zu können.
- Aus Erfahrung kommt es gerad bei Softwareprojekten häufig zu Deltas im Bezug auf die ursprünglichen Absprachen und Abstimmungen, weil die Besprechungen häufig nicht gemeinschaftlich protokolliert werden.
- Die Umsetzungspraxis, z.B. der Softwarepartner, Systemhäuser und kollidiert häufig mit den sich aus den Förderregeln resultierenden Anforderungen. Das kann im schlimmsten Fall bei der Prüfung des Verwendungsnachweises und der Belege durch die zuständige Stelle zum Problem werden.
- Die Angaben nach der KMU Richtlinie und der De-minimis-Regelung müssen sorgfältig noch vor der Abgabe des Verwendungsnachweises geprüft werden.
- Unrichtige, unvollständige oder unterlassene Angaben sind gemäß § 264 StGB als Subventionsbetrug strafbar.
- Über die Gewährung des Zuschusses wird von der zuständigen Stelle erst nach und auf Basis des Verwendungsnachweises entschieden.
*Wenn Sie sich grundsätzlich dazu entschieden haben, eine Förderung zu beantragen, dann unterstützt NEXT BUTLER Sie dabei im Rahmen der Beauftragung.
Sie profitieren von der jahrelangen Erfahrung unserer Fördermittel-Experten und vermeiden unnötige Fehler, die zur Ablehnung des Förderanliegens führen, Ihnen viel Zeit kosten oder z.B. unwissentlich mit einem Bein im „Subventionsbetrug“ stehen.
NEXT BUTLER übernimmt keinerlei Garantie für die Bewilligung des Antrags geben. Es liegt nicht in unserem Einflussbereich, ob der Antrag genehmigt wird, wie sich Regeln und Ziele der Förderprogramme ändern und wie lange die Bearbeitungszeit der Förderstelle ist
Es kann während der Bearbeitung zu Rückfragen und erforderliche Stellungnahmen durch die Förderstelle kommen.
Wir möchten vorsorglich darauf hinweisen, dass dies nichts mit der Qualität der Abwicklung zu tun hat, sondern Bestandteil des Beantragungsprozesses ist.
Außerdem übernimmt NEXT BUTLER keine Verantwortung Haftung für die Verfügbarkeit von Fördermitteln bzw. Haushaltsgeldern und deren Auszahlung.